Автоматическая сортировка входящей корреспонденции — один из самых эффективных способов поддерживать порядок в почтовом ящике Microsoft Outlook. Создание специальных правил позволяет системе самостоятельно обрабатывать входящие письма на основе заданных условий: отслеживать конкретных отправителей, искать ключевые фразы в теме и теле сообщения, перемещать корреспонденцию по целевым папкам и перенаправлять нужные документы коллегам.

В зависимости от используемой версии программы — будь то традиционное настольное приложение Microsoft Outlook, современный клиент New Outlook или веб-интерфейс Outlook.com — алгоритм настройки правил имеет свои особенности. В этом материале подробно рассмотрены способы конфигурации автосортировки для каждого из этих вариантов, включая работу с базовыми шаблонами, построение сложных многоуровневых условий и устранение возникающих неполадок.

Создание базового правила в классическом Microsoft Outlook

Для быстрой организации входящего потока писем в классическом настольном клиенте Outlook предусмотрен встроенный мастер создания правил. Он позволяет за несколько кликов привязать действия программы к повторяющимся типам сообщений.

Пошаговый порядок действий для запуска процедуры:

• Запустите настольное приложение Microsoft Outlook на своем компьютере.
• Перейдите на главную вкладку верхнего меню (Главная / Home).
• В блоке инструментов Переместить (Move) нажмите на кнопку Правила (Rules).
• В выпадающем списке выберите пункт Создать правило (Create Rule).

После этого откроется диалоговое окно, в котором задаются стартовые условия и ответные действия системы. Рассмотрим практический пример: вам необходимо автоматически собирать все выписки из банка в отдельную директорию.

Для настройки этого сценария в блоке условий отметьте пункт Тема содержит (Subject contains) и введите фразу, которая всегда присутствует в заголовке банковского уведомления (например, Bank Account Statements или Банковская выписка).

Затем в секции действий активируйте чекбокс Переместить элемент в папку (Move the item to folder) и кликните по кнопке выбора целевого каталога. В появившемся диалоговом окне укажите нужную папку в структуре вашего почтового ящика. Если требуется аудиоуведомление при получении таких сообщений, установите галочку Воспроизвести выбранный звук (Play a selected sound). Стандартный сигнал при необходимости меняется с помощью кнопки обзора файлов. Для сохранения конфигурации нажмите ОК, после чего система покажет подтверждение о создании правила.

Построение сложных сценариев через Расширенные параметры

Стандартного окна быстрой настройки не всегда достаточно для решения комплексных задач. Если вам требуется обработка писем с несколькими условиями, фильтрация по вложениям или пересылка определенным сотрудникам, следует использовать мастер расширенных параметров.

Чтобы перейти к продвинутым настройкам, откройте меню Главная > Правила > Создать правило и в нижней части появившегося окна нажмите кнопку Расширенные параметры (Advanced Options).

Мастер предложит обширный перечень критериев. К примеру, вы можете сформировать правило, которое будет срабатывать исключительно на данном компьютере и только для сообщений, содержащих прикрепленные файлы. В таком случае в списке условий отмечаются пункты:

• Только на этом компьютере (On this computer only);
• С вложением (Which has attachment).

Представим более сложную ситуацию. На ваш адрес поступает множество писем с вложениями разного характера: счета на оплату, финансовые отчеты, договоры и резюме кандидатов. Складывать все входящие файлы в одну общую папку неудобно. Чтобы отделить заявки соискателей от остальной корреспонденции, к условию о наличии вложения добавляют фильтрацию по текстовому содержимому — параметр Содержит специфические слова в теле письма (with specific keywords in the body).

В качестве ключевых слов для отбора резюме можно задать список терминов: resume, job vacancy, recruitment, hire, hiring (или их русскоязычные аналоги: резюме, вакансия, найм, подбор персонала). После ввода всех слов нажмите Далее (Next).

На следующем шаге задаются действия, которые Outlook должен выполнить при обнаружении подходящего письма. Например, переместить письмо соискателя в отдельную папку Заявки на работу и одновременно отправить его копию руководителю направления. Для этого отмечаются два действия:

• Переместить в указанную папку (move it to the specific folder);
• Переслать людям или публичной группе (forward it to the people or public group).

Затем кликните по подчеркнутым гиперссылкам в нижнем поле, чтобы выбрать целевую папку и указать электронные адреса получателей пересылки. Нажмите Далее.

Следующий этап — настройка исключений. Они позволяют предотвратить обработку сообщений, если в них присутствуют нежелательные критерии. В нашем примере можно исключить заявки от стажеров, выбрав условие За исключением случаев, когда тема содержит определенные слова (except if the subject contains specific words) и указав слово internship (или стажировка).

На завершающем экране задается имя правила и проверяются флаги активации. Обязательно убедитесь, что включен чекбокс Включить это правило (Turn on this rule). Если вы хотите применить созданную логику к письмам, которые уже находятся в папке «Входящие», отметьте опцию Запустить это правило для сообщений, которые уже находятся во «Входящих» (Run this rule on messages already in Inbox). Завершите процесс нажатием кнопки Готово (Finish).

Управление и редактирование существующих правил в классическом Outlook

Все созданные алгоритмы автосортировки можно изменять, временно отключать или полностью удалять. Панель управления правилами доступна по пути Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями (Manage Rules & Alerts).

В открывшемся окне отображается полный список активных и неактивных правил. Здесь доступны следующие функции:

• Редактирование: двойной клик по любому правилу открывает мастер для изменения условий и действий.
• Временное отключение: снятие галочки напротив названия правила приостанавливает его работу без удаления настроек.
• Копирование и удаление: кнопки панели позволяют продублировать правило в другой профиль Outlook или безвозвратно его удалить.

После внесения любых изменений необходимо нажать кнопку Применить (Apply), чтобы новые настройки вступили в силу.

Важная деталь: если при создании правила была выбрана опция выполнения только на текущем компьютере, в окне управления рядом с ним появится пометка client-only (только клиент). Это означает, что правило работает исключительно при запущенном настольном приложении на этой машине и не обрабатывается на сервере почты.

Настройка правил в New Outlook и веб-версии Outlook.com

В обновленном приложении New Outlook для Windows и в веб-интерфейсе Outlook.com процесс создания правил полностью идентичен и имеет упрощенную структуру по сравнению с классическим клиентом.

Для создания правила в New Outlook или веб-версии выполните следующие шаги:

• Откройте New Outlook или войдите в свою учетную запись на сайте Outlook.com через веб-браузер.
• Нажмите на значок шестеренки (Параметры / Settings) в правом верхнем углу экрана.
• Перейдите в раздел Почта (Mail) > Правила (Rules).
• В панели правил отобразятся все действующие сценарии. Для создания нового нажмите кнопку Добавить правило (Add rule).

В появившейся форме укажите понятное название правила, а затем выберите условие и действие. К примеру, для автоматического удаления рекламных рассылок со словом «Earn money» в теме выберите условие Тема включает (Subject includes), введите фразу Earn money и нажмите клавишу Enter. В качестве действия выберите Удалить (Delete).

При необходимости вы можете кликнуть на добавление дополнительных условий, действий или исключений. По завершении настройки нажмите кнопку Сохранить (Save).

Управление правилами в New Outlook и Outlook.com

Управление правилами в веб-версии и новом клиенте организовано предельно просто. В меню Параметры > Почта > Правила возле каждого правила расположен переключатель для его мгновенной активации или деактивации. Чтобы отредактировать или удалить правило, нажмите на иконку с тремя точками сбоку от него и выберите нужный пункт из меню.

Часто задаваемые вопросы и решение проблем

Работают ли правила в New Outlook?

Да, приложение New Outlook полностью поддерживает работу с правилами. Все правила, которые вы создавали ранее в классическом Microsoft Outlook или через интерфейс Outlook.com, автоматически синхронизируются и остаются доступными для использования и редактирования в New Outlook.

Почему правила недоступны для учетной записи?

Если при попытке настроить автоматическую обработку появляется сообщение о том, что правила не поддерживаются, это обычно связано с одной из двух причин:

• Ограничения администратора: системный администратор вашей организации отменил право пользователей на создание и управление правилами в политиках безопасности почтового сервера. В этом случае необходимо обратиться в службу IT-поддержки.
• Привязка к конкретному клиенту: правило было создано с параметром исполнения исключительно на локальном компьютере (client-only). Такие правила не могут выполняться серверной частью почты и не функционируют вне исходной рабочей станции.

Источник: www.thewindowsclub.com